面接に来ない！連絡がつかない！当日ドタキャンを防ぐ「応募時の５つの対策」

中途採用・パート&アルバイト採用において、
応募者と連絡がつかなったり、
当日にドタキャンで連絡がつながらない・・

という経験がある採用担当者は多いと思います。

そこで応募者と連絡が付きやすく、
当日のドタキャンを防ぐための
「応募時の５つの対策方法」方法をご紹介します。

 

92％の会社は「面接前に辞退された」経験あり

★92％の企業が「面接前に求職者に辞退された」経験があると答えています

面接を辞退するか悩むのは「前日まで70％」「面接当日14％」

★約4,800人の求職者の54％は「面接前の辞退」経験者。選考辞退を決めるタイミングは、「面接前日まで」70％、「面接当日」14％。

面接辞退の理由の１つは「ネットの評判が悪い」

★ドタキャンの理由は、「改めて考えたら、希望と違っていた」「ネットの評判が悪い」「他社内定」「体調不良」など様々。

「面接前辞退」「当日ドタキャン」を防ぐ５つの対策方法

「この会社に面接に行きたい」と応募者に思ってもらうには、
応募時の初回対応で以下５つの事を心がけましょう。

１　「すぐに」連絡する
２　着信と留守電を残す
３　「新しい応募順」に連絡する
４　メールは「あなただけに」と感じてもらう
５　前日にメールを送る

それではこの５つを詳しく解説していきます。

対策１：「すぐに」連絡する

１つめの「すぐに連絡する」を解説します。

会社が休日でない限りは２時間以内、
遅くともメールや電話で12時間以内に連絡するのが基本です。

早ければ早いほど、
連絡がつく可能性は高くなります。

また、応募者の心象も良くなります。

逆に２４時間以上たっても連絡がない企業には
「この会社、大丈夫かな？」と不安」になってしまいます。

応募者に安心して面接に来てもらうためにも
いかに早く・すぐに対応できるかが大切です。

すぐに面接日時の候補日送れない場合

採用担当者・面接官が忙しくて、すぐに面接候補日を送れない場合は、
まずは、すぐにお礼のメールや連絡だけしましょう。

そして「１日以内に面接候補日を送りますね」などを記載するだけで
応募者に安心感を与えます。

連絡がいつまでもない企業に対して、
応募者（求職者）は時間がたつごとに「不安」を持ちます。

まず１通のメールを「すぐに」送るか・送らないか。
これだけでも面接前辞退を防ぐ対策に有効です。

連絡の時の注意点：営業時間内に対応する（時間外はＮＧ）

ただし注意点として、できるだけ営業時間内に対応してください。

なぜ営業時間内にメール返信しない、電話連絡しない（営業時間外にメールも電話もしない）のかというと、
特に中途採用からの応募は深夜にメールで入る事があります。

それが夜10時の応募だとして、同じく夜10時に返信すると、
応募者からみると「深夜まで働かされる会社」に見えるからです。

メール返信（または電話連絡する）時間帯は、
朝９時から遅くとも夜８時が打倒だと思います。

実例として、私自身もこれで苦い経験をしました。

弊社では求人する際、私は応募が来るとスマホにメールを自動転送しています。
そして以前、深夜２時に欲しいキャリア人材からの応募があり、嬉しくなって深夜にメール返信をしてしまいました。

するとその後に連絡がまったくつかなくなりました。

そして似たケースが２回続いたため、朝９時から夜８時にだけ返信するように変えました。
それ以降、面接前の音信不通が無くなりました。
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対策２：着信と留守電を残す

中途採用（正社員）の応募の場合、電話はしない企業も多いかもしれません。
そのため、必ずしも電話をする必要はありません。

しかし派遣会社などの激戦の企業や、パート・アルバイト採用の場合は、
出来る限り電話して「すぐにコンタクト」を取った方が良いです。

ただし、今の求職者は突然電話しても、
「知らない番号」の人や会社の電話はでません。

もちろん「誰か分からない」からという理由がありますが
特に２０代・３０代を採用したい場合、

それ以外にも
「今どきの若者のスマホ事情」を知っておく必要があります。

今どきの２０代はスマホに「電話ボタン」が無い

特に２０代に多くなっていますが、
スマホの画面を見せてもらえば、「電話に出ない理由」がすぐに理解できると思います。

なんとスマホに「電話ボタン」がないのです。
（電話アイコンを外している）

理由は簡単で、
「電話しないから」です。

じゃあ、２０代は友達に電話しないのか？というと、
ＬＩＮＥなどの無料電話を使って会話しています。

だから、「友達だけど電話番号を知らない」という人が
実はかなり多いのです。

つまり、そもそも通常の電話をしないので
「知らない番号」からの着信は、
友達では無いのはすぐ分かりますし、

「怪しい・・」としか思われません。

留守電に残す

まずは会社の電話から着信を残し、
留守電に用件を残しましょう。

そして折り返し電話をもらえるよう
コンタクトを取っておきましょう。

事前に電話で連絡が取れれば、
当日キャンセルは少なくなります。

また、電話で話せるのなら
その場で面接日時を決めるのが良いかもしれません。

応募者は、一応「応募した会社から連絡があるかも」と思っているので
折り返しの電話をしてくれる事は多いです。
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ショートメールを送る

また電話連絡をした後で、

会社用のスマホや携帯電話があるなら、
ショートメールで用件を送っておくことで
折り返しの電話が増えます。

ただし、「ショートメールを見ない人」も増えているので
あくまでも念のための対策です。
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対策３：「新しい応募順」に連絡する

次に「新しい応募順に対応する」というのは、
休日に複数応募があった時の鉄則です。

例えば会社の休日が土日だとして、
土曜に１人、日曜の朝に１人、日曜の夜に１人、合計３人の応募があったとします。

この時、よくある間違いが「土曜の人」から順に返信をしてしまいます。

しかし「日曜の夜の人」を一番先に返信して、
最後に「土曜の人」にする方が、
より面接前辞退は減ります。

なぜなら「土曜の人」は、応募から時間が立ちすぎているからです。

一般的に応募者は複数企業に同時応募することが多く、
すでに他の企業に興味を持っている可能性があります。

そのため確率論ですが、古い応募は後にして、
新しい応募の人からコンタクトした方が面接率は高まります。
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対策４：「あなただけに」と感じてもらう

メールを送る際に重要なのは、
応募者に「あなただけに」と感じてもらうことです。

例えばメール応募なら、必ず
応募者１人１人にあった内容を書き加えて下さい。

もちろん全文を１人１人に変える必要はありません。

ある程度はひな形の文章もあるでしょうから、それをベースに、
数行でもいいので
「あなた１人に送っています」と感じる内容を混ぜましょう。

例えば応募者の職歴を見れる状況なら
「以前に●●のお仕事をされていたんですね。
弊社では▲▲の業務をしているので、××さん（応募者の名前）の経験が活かせるかもしれません。
お会いするのが楽しみです」

などの１文を入れるだけでも、
応募者は「ちゃんと評価や働きぶりを見てくれる会社かも」と思ってもらえます。

職歴がまだ分からない状況なら、応募者が住む地域のことを数行書くだけでも構いません。

「あなたの事を知りたいです！」というスタンスが応募者に伝わり、
面接前から好印象をもってもらえます。

そのため、面接前の辞退が減ります。
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対策５：前日にメールを送る

当日キャンセルを防ぐために、
最後にやっておきたいのが
「前日にメールを送る」ことです。

特に「当日になって来ない」、
または「面接時間を間違えた！」を防ぐために

ほんの３分で出来ることなので
ぜひ「明日お会いできるのを楽しみにしております」と

短いメールを１通送っておくだけで
当日ドタキャンを防ぐことが出来ます。

あなたの会社が、ぜひ素晴らしい人材を採用できるよう
心より願います。

お読みいただき、ありがとうございました。